Ito ay bahagi ng serye ng video tutorials sa paggamit ng Microsoft Word.
Sa video na ito, aalamin natin ang mga sumusunod:
- Pagpasiya sa layunin o purpose ng document
- Pag-setup ng page size at margins ng document
- Pagpili ng themes, colors, at fonts
- Paggamit ng templates
Exercise Files
Upang mapadali ang inyong pagsabay sa aralin, maaaring i-download ang sample at exercise files:
Alamin ang Layunin ng Document
Bago tayo sumabak sa pagbuo ng ating Word document, mabuting alamin natin ang layunin o purpose nito upang sa simula pa lamang ay mai-setup na natin ang ilang mga bagay. Mahirap kung bara-bara lamang ang pagbuo ng document. Kung walang plano, madalas ay hindi magiging pulido ang kalalabasan ng ating trabaho.
Halimbawa, kailangan nating sumulat ng isang liham o letter. May proseso ang mismong pagsulat ng isang liham. Ngunit, bukod dito, ay may mga konsiderasyon tayong kailangang pag-desisyunan.
- Kailangan ba natin itong i-print o ito ba ay digital lamang at babasahin sa screen?
- Kung ito ay ipi-print, ano ang sukat ng papel na gagamitin? Ito ba ay sa Letter-size o short bond paper o sa A4 na papel?
- Sino ang makatatanggap o magbabasa ng document?
May kanya-kanyang epekto ang mga ito sa kalalabasan ng ating document.
Isa pang halimbawa, kung ang dokumento naman natin ay legal document tulad ng kontrata, kailangan ay gumamit ng legal size paper. Dito sa Pilipinas, madalas ang legal size paper natin ay ang long bond paper na may sukat na 8.5 inches ang lapad at 13 inches ang haba. Iba ito sa US legal size na 8.5 inches ang lapad at 14 inches ang haba.
Pag-set ng Page Size
Simulan natin ang pag-set up ng ating document. Buksan natin ang Word at mag-simula sa isang Blank Document.
Para palitan ang size o laki ng papel ng ating document, i-click ang Layout tab. Lalabas ang iba’t ibang mga layout settings. Piliin ang nais na Size mula sa dropdown. Ang default na size ay naka-set sa US letter size or short bond paper na may sukat na 8.5 by 11 inches.
Mapapansin na wala ang sukat ng long bond paper or 8.5 inches by 13 inches sa mga default na sukat sa Word. Kung kailangan natin ito, maaari naman tayong mag-set ng custom paper size.
I-click muli ang Size at piliin ang More Paper Sizes sa bandang ibaba. Bubukas ang Page Setup dialog box. Mula dito, maaaring i-set ang kailangan nating width o lapad at height o haba. Palitan natin ng 13 ang haba ng papel. Pwedeng i-type nang direkta sa field ang value o kaya naman ay i-click ang up o down arrow upang taasan o babaan ang value sa field.
Tandaan lamang na naka-depende sa ating printer kung kaya nitong gumamit ng tamang papel. Madalas, ang mga printer na pambahay, ay hanggang 8.5 inches lamang ang pinakamalapad na kayang gamiting papel.
Pag-set ng Margins
Isa pang madalas kailangang i-set o i-adjust ay ang margins ng ating document. Para i-set ito, ay pumunta sa Layout tab at i-click ang Margins.
Sa mga bagong versions ng Word, ang default na margin ay 1 inch sa lahat ng gilid ng dokumento. Ibig sabihin nito ay ang content ng dokumento ay may distansya na isang pulgada mula sa dulo ng bawat gilid ng papel.
Ang pag-set ng tamang margins ay may ilang benepisyo.
- Nakatutulong ito sa paghawak ng dokumento. Kung walang margin ang document, walang hahawakan ang babasa nito na hindi matatakpan ang content.
- Nakatutulong din ito sa readability ng dokumento. Kung maliit o walang margin ang dokumento,
- Hindi din lahat ng printer ay kayang mag-print ng “edge-to-edge” kaya kailangan ng margin upang ma-print nang tama o buo ang document.
Kung kailangang palitan ng sukat na wala sa default settings, i-click lang ang Margins at piliin ang Custom Margins. Lalabas ang Page Setup dialog box.
Dito ay maaaring i-set ang margin sizes sa kada gilid ng papel. Tulad nang sa Page Size, maaaring i-type direkta ang values sa kada field o i-click ang up at down arrow buttons upang dagdagan o bawasan ang values.
Kasama dito ang gutter size at position. Ang gutter ay espasyo na dinadagdag sa margins sa gilid kung saan ay iba-bind ang document. Halimbawa, gagawa ka ng booklet. Mainam na magdagdag ng gutter sa bandang kaliwa upang may dagdag na espasyo para sa binding at hindi matatakpan ang content.
Pag-set ng Page Orientation
Kung kailangan namang palitan ang orientation, i-click ang Orientation at piliin ang nais na setting. Dito pwedeng gawing patayo o portrait o pahiga o landscape ang document
Madalas ay iniiwan nating naka-portrait ang documents para sa mga karaniwang dokumento tulad ng mga liham at report. Ngunit, may pagkakataong ginagamit ang landscape lalo na kung ang ating content ay mas mainam na i-display nang pahalang. Halimbawa ay may datos, graph, chart, o larawan tayong nais ipakita na nakapahiga ang oryentasyon. Malilimitahan tayo sa laki ng pag-display ng mga ito kung ilalagay natin sa isang pahinang naka-portrait.
Pag-set ng Themes, Colors, at Fonts
Maaari na ding pilian ng disenyo sa simula pa lamang. I-click ang Design sa tabs upang lumabas ang iba’t ibang design settings tulad ng themes, styles, colors, at fonts.
Maaaring mamili ng theme na kusang magse-set ng styles, colors, at fonts na gagamitin ng buong document. Mula dito ay maaar pang palitan ang gamit na styles at colors. Gamit ang fonts, pwedeng palitan ang gagamiting Heading font at Body Text font sa document.
Paggamit ng Template
Maaari din namang gumamit ng templates upang lalong mapadali ang pag-set up ng mga documents. Sa pag-start ng Word, maaaring pumili sa mga options sa halip na magsimula sa isang nlank Document.
May iba’t ibang categories ang mga templates mula sa business documents tulad ng letters, forms, at resumes, school documents tulad ng reports at projects, at advertisements tulad ng flyers at brochures.
Mag-search at pumili ng iyong nais na template. Maaaring i-edit ang template upang magdagdag or magpalit ng detalye.
