Sa araling ito, aalamin natin ang mga sumusunod:
- pag-print ng document
- pag-embed ng fonts
- pag-export bilang PDF
Kung tapos na sa pag-edit ng document, ay maaari nang i-finalize ito para i-print o i-submit.
Exercise Files
Upang madali ang inyong pagsabay sa aralin, maaring i-download ang exercise files:
Pag-print ng Document
Kung kailangan ng pisikal o hard copy, kailangan nating i-print ang document. Upang mag-print, i-click lang ang File tab, piliin ang Print. Sa menu makikita ang ilang print settings.
Piliin ang aktibong printer. Upang mag-set ng printer settings, piliin ang Printer Properties. May kanya-kanyang settings nag kada printer kaya mabuting alamin kung paano i-setup ang iyong gagamitin ayon sa manual nito. Siguraduhing tama ang laki ng papel na ilalagay sa printer na gagamitin.
Mapapansing accesible din ang ilang mga Layout and Page Setup options tulad ng orientation at margins. Kung sakali ay pwede pang ma-adjust ang mga ito bago mag-print. Makikita ang changes sa print preview ng page.
Pwede ring i-set kung buong document ba o piling pahina lang ang isasama, kung baliktaran ba ang pag-print, at ang print order. Kung draft lamang ang ginagawa, pwede ring mag-print ng multiple pages per sheet upang makatipid sa papel.
Kung tapos na sa settings ay i-click ang Print. Kadalasn, bubuksan nito ang dialog box ng mismong printer. Sundan lamang ang mga instructions doon upang makapagpatuloy.
Pag-embed ng Fonts sa Document
Maaari ring i-submit digitally ang ating document. Kung ganoon ay i-save lang ang file sa computer upang mai-attach sa email o instant message, i-upload sa shared cloud storage, o kaya naman ay kopyahin sa external storage o thumb drive.
Isa sa mga kailangang tandaan sa pag-submit ng digital copy ay ang gamit na fonts. Kung wala ang font na gamit sa ibang computer ay hindi magpapakita ng tama ang laman ng ating document. Upang maiwasan ito ay pwedeng i-embed sa mismong document ang gamit na font.
Upang gawin ito, i-click ang File tab, piliin ang Options. Sa Word Options box, pumunta sa Save. Sa ilalim ng “Preserve fidelity when sharing this document,” i-check ang Embed fonts in the file. I-click ang OK at i-save muli ang document.
Paaalala lamang na depende sa font at sa dami ng font na gamit ng document ay maaaring lumaki ang file size ng document.
Pag-Export Bilang PDF
Isang alternatibo upang mapanatili ang hitsura ng document ay ang pag-export nito bilang Portable Document Format o PDF. Ang PDF ay isang file format na gawa ng Adobe Systems. Upang mapanatili nito ang hitsura ng dokumento ay nilimitahan nito ang pag-edit sa document. Kadalasan ay “for viewing” lamang ang PDF format. Kailangang gumamit ang tatanggap ng PDF document ng hiwalay na PDF reader tulad ng Adobe Acrobat Reader o Foxit Reader upang mabuksan ito.
Upang i-convert ang ating Word document sa PDF, i-click ang File at piliin ang Export. Sa options, piliin ang PDF/XPS document. I-click ang button. Lalabas ang dialog box kung saan papapiliin tayo kung saan ma-sa-save ang ating PDF document. I-click ang Publish button.
Sa halimbawa natin, makikitang may Save as Adobe PDF ang ating menu. Ito ay dahil may naka-install na Adobe Acrobat sa ating gamit na system. Ito ay hiwalay na application na gamit sa paggawa at pag-edit ng PDF files. Kadalasan ay wala ito sa mga computer, kaya naman hindi natin ito ginamit sa ating halimbawa.
Siguraduhing lamang kung anong format ang required ng ating pagpapadalhan. Maaari nang i-submit ang ating document.
