Sa araling ito, aalamin natin ang mga sumusunod:
- pagpalit sa dictionary na gamit ng document
- paggamit ng Editor
- paglagay ng comments
- pag-track ng changes
- pag-compare ng documents
Bago natin i-print o i-publish ang ating document ay mainam na i-edit at i-proofread natin ito upang maiwasan ang mga mali sa ating isinulat. Ang mga tools na ito ay makikita sa Review tab.
Exercise Files
Upang mapadali ang inyong pagsabay sa aralin, maaaring i-download ang exercise files:
Pagpalit sa Dictionary
Mapapansing kapag gumagamit tayo ng wikang Filipino sa document ay natatadtad ng red squiggly lines ang ating isinusulat. Ito ay dahil naka-set sa default na English ang Word. At dahil automatic itong nagche-check ng spelling at grammar ay minamarkahan nitong mali ang mga salita sa Filipino.
Upang palitan ang gamit na dictionary, i-click lamang ang Language at piliin ang proofing language na tugma sa gamit ng wika.
Paggamit ng Editor
Sa mga lumang version ng word, ang Editor ay mas kinikilala bilang Spellcheck. Ngayon ay pinalawig na ng Office ang kakayahan nito. Nag-che-check ang Editor sa spelling, grammar, writing style, at readability. Pwede ring i-set ang level of language use na gamit kung formal, professional, at casual upang ma-set kung gaano ka-istrikto ang gagamiting language rules sa pag-check ng grammar.
I-click ang Editor o pindutin ang F7 sa keyboard upang magbukas ang Editor pane. Mula rito ay makikita ang editor score na magpapakita kung gaano kahusay ang pagkakasulat ng dokument at ang mga suggested corrections dito. I-click ang spelling upang makita ang mga spelling errors. Iha-highlight ng Editor pane ang issue at magbibigay ng suhestiyon kung paano ito aayusin. Piliin ang nais na correction.
Pwede rin namang isantabi ang suhestiyon. Piliin ang Ignore Once upang minsanang palampasin ang error o Ignore All upang palampasin ang error sa buong dokumento. Maari ring magdagdag ng entry sa proofing dictionary kung sakaling bago ang salitang gamit.
Ang grammar errors naman ay namamarkahan ng double blue underline. Ang pag-ayos nito ay katulad din ng sa spelling. I-check lang sa Editor pane ang suggested corrections.
Kung naghahanap naman tayo ng synonym o antonym ng isang salita upang makagamit ng mas malawak na bokabularyo, gamitin ang thesaurus. I-select lamang ang salita, at i-click ang Thesaurus. Maaari ring pinduting ang Shift at F7.
Bukod sa thesaurus ay may Translate tool na din ang word. Maaaring i-select ang salita, i-click ang translate at piliin ang source at target language. Halimbawa, mula Inggles sa Pilipino.
Alalahanin nga lang na hindi 100% ang accuracy ng mga tools na ito dahil sadyang may complexities ang natural language. Kaya butihin i-review pa rin ang document gamit ang sariling kakayahan.
Paglagay ng Comments
Maaari ring mag-edit ng document kasama ang ibang users. Mainam na maglagay ng comments upang malalaman ng ibang katrabaho ang ating mga suhestiyon at ideya. I-select lang ang salita, linya, o talata na tinuturingan at i-click ang comment. Magbubukas ang isang comment box kung saan ay makapaglalagay ng mensahe.
I-click ang speech bubble icon upang makita ang comment. Pwede ring mag-cycle sa comments gamit ang previous at next. Markahan nang resolved ang comment kung na-apply na sa document. Pwede ring burahin ang comment sa pag-select nito at pag-click sa Delete button sa Review tab ribbon.
Pag-Track Changes
Ang Track Changes ay importanteng tool sa collaborative editing. Kapag naka-enable ito ay ire-record ng Word ang lahat ng ating ginagawang pagbabago sa document. Sa ganito ay malalaman ng ating mga katrabaho ang lahat ng ating edits at revisions upang ma-check at review din nila ang mga pagbabago.
Para ma-enable ito, i-click lang ang Track Changes. Mag-edit ng document. Automatic na malalagyan ng markup ang document. Pwedeng mamili sa Markup dropdown upang i-set kung gaano kasinsin ang idi-display na revisions.
Pwedeng i-accept o reject ang changes. Kung kontento na sa kinalabasan ng document, maaaring piliin ang Accept All Changes and Stop Tracking upang ma-finalize ang document.
Pag-Compare ng Document
Pinapayagan din tayo ng Word na magkumpara ng dalawang documents. Magagamit ito kung nais nating magkumpara ng revisions.
I-click ang Compare button at piliin ang Compare option. Lalabas ang dialog box upang makapamili ng dalawang dokumento.
Bubuksan ng Word ang mga document at ipapakita ang mga bahaging may kaibahan upang ma-review.
