Ito ay bahagi ng serye ng video tutorials sa paggamit ng Microsoft Excel.
Sa araling ito, aalamin natin ang mga sumusunod:
- Ang PivotTable
- Paghanda ng data
- Paggawa ng PivotTable
- Pagsuri ng data
Exercise Files
Upang mapadali ang inyong pagsabay sa aralin, maaaring i-download ang exercise files:
Ang PivotTable
Ang PivotTable ay isang feature ng Excel na tumutulong gumawa ng summary ng malalaking table o maraming data. Ginagamit ito sa mga report at nakatutulong ito sa pagsuri o pag-analyze ng data.
Sa ating halimbawa, mayroon tayong table na naglalaman ng sales data ng isang tindahan. Makikitang may datos tayo tungkol sa isang daang order. Kung tutuusin ay maliit pa ang data set na ito. Sa ibang mga negosyo, hindi bihira ang sales data na maglalaman ng daan-daan o libu-libong entries.
Isipin kung kailangan nating hanapin ang lahat ng benta ng kada produkto kada araw. O kaya kung ilan ang total na benta ng isang sales person. Kung manu-manong gagawin ito, kailangang isa-isahin ang kada entry at gumawa ng napakaraming magkakahiwalay na paglista at pag-compute.
Gamit ang PivotTables, hindi kailangang gawin ito at madaling makukuha ang kailangang datos.
Paghanda ng Data
Ating suriin ang workbook. May dalawang worksheet tayo. Nakaayos na rin ang data natin bilang mga table. Ang Orders sheet ay naglalaman ng table ng sales data. Ang Prices sheet naman ay naglalaman ng table ng price list.
Sa Order sheet, nakatala ang lahat ng mga order sa isang buong linggo ng ating tindahan. Sa kada order, nakalagay ang petsa at araw kung kailan naganap ang benta, ang customer, kung anong produkto ang nabili, ang dami, at total sale ng order. Nakalagay din kung sino ang nagbenta.
Gamit natin ang Price sheet upang maging reference sa presyo ng kada product na kasama sa order. Sa Order sheet, makikitang gumamit tayo ng VLOOKUP function sa Price column upang hugutin ang price data. Gamit ang mga datos na ito, ay subukan nating gumawa ng pagsusuri gamit ang PivotTable.
Paggawa ng PivotTable
Gumawa tayo ng PivotTable. I-select ang A2. Ito ang unang cell ng Orders table natin.
I-click ang Insert at piliin ang PivotTable. Lalabas ang PivotTable from table or range box. Sa Table/Range, piliin ang pangalan ng table o kaya ang range nito. Piliin din ang New Worksheet upang sa hiwalay na worksheet mailagay ang ating PivotTable. I-click ang OK.
Lalabas ang bagong worksheet ng ating PivotTable. Sa kanan ng window, lalabas ang PivotTable Fields. Gamit ito, pwede nating piliin ang mga fields o datos na isasama sa ating summary.
Halimbawa, alamin natin kung magkano ang total na benta ng kada produkto. I-check ang Product at Total. Maglalaman ang ating PivotTable ng dalawang row – ang mga listahan ng produkto at ang total ng benta nga mga ito.
Kung nais nating makita kung ilang mga piraso naman ang benta ng bawat produkto, i-check lamang ang Quantity. Madaragdagan ang columns ng PivotTable na maglalaman ng bagong datos.
Ang order ng columns sa ating PivotTable ay nakapende sa order ng ating pag-check ng fields.
Pagsuri sa Data
Gumawa tayo ng mga simpleng analysis gamit ang data at ang PivotTable.
I-uncheck ang mga PivotTable Fields:
Sagutin natin ang mga sumusunod:
Anong araw ang may pinakamalaking halaga ng benta?
I-check ang Day at Total. Makikitang sa Sabado may pinakamalaking benta na P1,147.
Kailan pinakamabenta ang asukal?
I-check ang Day, Product, at Quantity. Makikitang igu-grupo ng PivotTable ang mga produkto sa kada araw at makikita ang sum ng quantity ng benta ng kada produkto. Tingnan ang benta ng asukal kada araw. Makikitang sa Sunday o Linggo naging pinakamabenta ito kung saan bumenta ng 10 unit.
Magkano ang benta ng kada sales person ng tindahan?
I-check ang Sales Person at Total. Si Bea ay bumenta ng P1,373. Si Michelle ay bumenta ng P897. Si Ryan naman ay bumenta ng P1,142.
Sinong sales person ang may pinakamaraming naasikasong order?
Sa fields, i-check ang Sales Person at ang Order. Tandaan na ang order number natin ay pawang label lamang at hindi quantity. Sa halip na sum ay kailangang count o bilang ang ating kukuhanin.
Sa Values quadrant sa ibaba, palitan ang Sum of Order. I-click ito at piliin ang Value Fields setting. Sa box, sa halip na Sum, piliin ang Count at i-click ang OK.
Ang sagot sa ating tanong ay si Bea na nag-asikaso ng 40 na order.
