Sa araling ito, aalamin natin ang mga sumusunod:
- Pag-layout ng page
- Pag-set ng Print Area
- Pag-print sa document
- Pag-export ng workbook bilang PDF
Exercise Files
Upang mapadali ang inyong pagsabay sa aralin, maaaring i-download ang exercise files:
Pag-Layout ng Page
Kung kailangan nating gumawa ng pisikal na kopya o kaya ay readable digital file ng worksheet o workbook ay kailangan nating ayusin ang page layout. Ang nakikita kasi natin sa worksheet window ay kakaiba sa pwede nating makuha kapag na-print o na-export ang dokumento.
Upang ayusin ang page layout, i-click lamang ang Page Layout tab. Dito, maaari nating palitan ang themes, colors, at fonts na gamit natin sa workbook. Gamit ang mga ito, ay maaari nating pagandahin ang hitsura ng ating worksheet gamit ang mga kulay at iba’t ibang fonts.
Maaari ring i-set ang margins, orientation, at page size. Nakadepende ang mga settings na pipiliin natin sa laki ng papel na ating gagamitin. Halimbawa, ay gagamit tayo ng Letter size o short bond paper. Piliin ito sa page size. Sa margins, mapapansing mas makitid ang default ng Excel kumpara sa Word. Ito ay upang maipagkasya sa papel ang dami ng datos. Ang default sa Excel ay .7 inches sa left at right margins at .75 inches sa top at bottom margins.
Sa orientation naman, piliin kung patayo o portrait o pahiga o landscape ang latag ng papel. Kung may karamihan ang isasamang columns, mainam na piliin ang landscape upang hindi maging masyadong masikip ang print out.
Pag-Set ng Print Area
Hindi naman kailangang ang buong workbook o worksheet ang kailangang i-print. Upang limitahan ang bahagi ng worksheet na lalabas sa print out, i-set ang print area.
Pwedeng i-select sa workbook ang range na nais nating maisama sa ipi-print, at i-click ang Print Area > Set Print Area. Sa halimbawa, ang kabuuan ng ating Orders sheet ay mula A1 hanggang I102.
Upang tanggalin naman ang naka-set na range, i-click ang Print Area > Clear Print Area.
Mainam rin na kung gumagamit tayo ng headers ay umulit itong mga ito sa kada pahina. Katulad ito ng paggamit ng Freeze Frame. Sa ganito ay madaling malalaman kung ano ang datos na nasa mga column. Ito ay isine-set sa Print Titles.
I-click ito. Lalabas ang Sheet tab ng Page Setup box. Dito, maaari nating ilagay ang range ng print area. Sa ilalim ng Print Titles, pwedeng ilagay ang row o column na uulit. Sa ating halimbawa, ito ay ang Row 2. Ilagay ang absolute range reference para rito. Ito ay: $2:$2.
I-click ang Print Preview upang makita ang kalalabasan ng print out.
Pag-Print sa Workbook
Upang simulan ang pag-print, i-click ang File > Print o kaya pindutin ang Control at P. Lalabas ang Print Preview screen.
Sa Print Preview, dito maise-set ang iba’t iba pang print-related settings.
Pwedeng piliin ang printer na gagamitin at i-set ang mga karagdagang settings na nakadepende sa mismong modelo ng ating printer.
Maaari rin nating ayusin pa ang pagkakalatag ng print out. Kahit na may naka-set tayong Print Area, ay pwede pa ring piliin kung active sheet lang, buong workbook, o selection ang isasama sa printing. Pwedeng ihabol ang ilang pagbabago sa collation, orientation, page size, at margins.
Sa scaling, pwede ring piliin kung nais pagkasyahin ang lahat ng columns o rows sa loob ng pahina. Kung nais ng custom scaling, pilliin lamang ang Custom Scaling Options. Bubuksan nito ang Page tab ng Page Setup box. Sa ilalim ng Scaling, piliin ang Fit to: at ilagay kung paano nais pagkasyahin ang mga datos sa papel.
Sa ating halimbawa, gagamit tayo ng portrait orientation, at naka-fit all columns on one page.
Subukan ang mga mga options nito upang makita kung ano ang magiging hitsura ng print out.
Pag-Export ng Workbook Bilang PDF
Kung kailangang i-export ang workbook bilang PDF document, i-click ang File > Export > Create PDF/XPS document. I-click ang Create PDF/XPS. Pumili ng location sa computer kung saan mase-save ang PDF document. Susunod ang ating hitsura ng ating exported document base sa ating page setup settings.
