Sa araling ito, aalamin nating ang mga sumusunod:
- Pag-intindi sa text at number data
- Pag-enter at edit ng data sa Excel
- Pag-cut, copy, at paste
- Paggamit ng Auto Fill
Exercise Files
Upang mapadali ang inyong pagsabay sa aralin, maaaring i-download ang exercise files:
Pag-intindi sa Text at Number Data
Bago natin ituloy ang pag-aaral sa data entry. Alamin at pagkatandaan nating ang konsepto sa Excel na ito: Sa isang cell ay maaari tayong maglagay ng dalawang tipo ng data – ang text at numbers. Lahat ng data entry natin sa isang worksheet ay alinman sa dalawa lamang na ito.
Ang unang tipo ay ang text. Ang text data ay kadalasang naglalaman ng alphabet characters. Maaaring paghaluin din ang alphabet at numeric characters. Madalas ay tatratuhing text ito ng Excel maliban na lamang sa petsa dahil ang mga date ay considered number data sa Excel. Ginagamit natin ang text data upang pangalanan ang mga datos kaya naman tinatawag ding “label” ang text data. Gamit rin ito para mag-enter ng qualitative data. Naka-align left sa cell ang text data.
Ang ikalawang tipo ay ang number. Ang number data ay kadalsang naglalaman ng numeric characters. Ginagamit ito upang mag-represent ng quantitative data tulad ng bilang, halaga, o porsyento. Pwede itong maging positive o negative. Ang time at date ay tinatrato ring numeric data. Naka-align right sa cell ang mumber data. Tinatawag ding “value” ang number data.
Sa mga piling pagkakataon ay pwede rin naman nating gamiting text ang numeric data. Aalamin natin kung paano ito gawin sa mga susunod na aralin.
Pag-Enter at Edit ng Data sa Excel
Sa nakaraang aralin ay nakapag-enter na tayo ng data sa ating worksheet. Ngayon ay laliman pa natin ang ating kaalaman.
Tandaan ang ilang mga panuto sa pag-enter at edit ng data sa Excel:
- Kailangang may naka-select na cell bago tayo makapag-e-enter ng data.
- Kung tayo ay mag-e-enter ng data sa cell na may laman na, ay mapapalitan ang laman ng cell sa bago nating ita-type.
- Kailangang nating i-confirm ang ating input upang ma-finalize ang ating data entry. Maaaring pindutin ang Enter key sa keyboard o mag-select ng ibang cell gamit ang mouse o arrow keys. Kung hindi ay pwedeng mawala ang ating nai-type na bagong impormasyon.
- Kung kailangan lang natin palitan ang maiksing bahagi ng existing cell data, pwede nating i-select ang cell, pindutin ang F2 upang mag-edit. Pwede ring mag-double click ng cell. Mapapansing gagawin nitong editable ang cell content.
- Maaari ring gamitin ang Address Bar upang mag-enter o mag-edit ng cell data.
Automatic din na ini-interpret ng Excel ang ilang data entry natin. Halimbawa, sa kaso ng date at time entries. Kapag nag-type tayo ng “Dec 1” ay automatic na babasahin ito at mare-reformat bilang date entry ng Excel.
Kung lumalampas na sa border ng cell ang ating entry, mag-hover lang sa may right border ng column letter sa itaas ang mouse hanggang magpalit ang cursor. I-double click ito upang automatic na mag-resize ang column width. Kusa nitong pagkakasyahin ang pinakamahabang data sa mga cells sa ilalim ng column.
Pag-Select ng Adjacent Cells
Bukod sa pag-select ng paisa-isang cell, maaari rin tayong mag-select ng adjacent o magkakatabing cells. Pwedeng mag-click and drag sa cells upang makagawa ng selection range. Pwede ring gamitin ang keyboard. I-hold lang ang shift key at pindutin ang arrow keys upang makagawa ng selection.
Pag-Cut, Copy, at Paste
Tulad sa Word, may Clipboard functions din ang Excel. Gamit ang Cut, Copy, at Paste functions ay pansamantalang makapaglalagay ang Excel ng data sa memory ng computer na maaaring mailipat o maikopya papunta sa ibang cells o bahagi ng ating worksheet.
Upang mag-cut ng cell, gumawa ng selection at pindutin ang Cut button o ang Ctrl at X sa keyboard. Mawawala ang ating source data sa cut cell at mailalagay ito pansamantala sa clipboard hanggang sa i-paste natin it.
Upang mag-paste, i-select lang ang destination cell at pindutin ang Paste button o ang Ctrl at V sa keyboard. May iba’t ibang paste options ang Excel. Maaaring piliin kung ang gagayahin mula sa source ay ang kumpletong data kasama ang formula, data at formatting, o ang values lang nito.
Upang mag-copy, gumawa ng selection at pinduting ang Copy button o ang Ctrl at C sa keyboard. Mananatili ang ating source data sa copied cells kahit na matapos na tayong mag-paste.
Upang ma-clear ang copied data mula sa clipboard, i-expand lang ang Clipboard function sa pag-click sa arrow nito sa Home tab at pindutin ang Clear.
Paggamit ng AutoFill at Flash Fill
Bukod sa clipboard functions, maaari rin nating gamitin ang mga fill functions upang mapabilis ang data entry.
Ang AutoFill ay ang kakayanan ng Excel na mag-generate ng sequence mula sa ilang panimulang elemento.
Halimbawa, nais nating ilista ang mga multiples of 5. Maglagay lang tayo ng sa magkasunod na cell ng unang mga numero sa sequence. I-select ang dalawang cell na ito. Itapat ang mouse cursor sa green square sa lower right corner ng huling cell. Magiging solid na cross ang ating cursor. I-click at drag ang mouse sa mga susunod na cell. Mapapansing magi-increment ang value sa mga cell na madadaanan ng ating cursor.
Subukan din natin ito sa mga months of the year. Dahil labindalawa lamang ang nasa sequence, magsa-cycle ito kung sakaling mas marami sa labindalawang cell natin gagamitin ang Fill.
Ang Flash Fill naman ay isa sa mga features ng Excel kung saan sinusuri ng Excel ang data kung may mapapansin itong pattern. Mula rito ay susubukan ng Excel na punuan ng content ang mga puwang na cell.
Sa ating halimbawa, makikitang buong pangalan ang nasa Name column. Nais nating hatiin ang data sa magkahiwalay na First at Last Name. Gamitin natin ang Flash Fill para rito. Mag-enter lamang tayo ng sample kung paano natin paghihiwalayin sa isang entry. I-click natin ang Flash Fill sa susunod na row sa Last Name column. Makitang kusang gagayahin nito ang ating naunang entry. Subukan din natin ito sa First Name column.
Mas maraming panimulang data ang available ay mas accurate ang magagawing pagpuno ng cell.
