Ito ay bahagi ng serye ng video tutorials sa paggamit ng Microsoft Excel.
Sa araling ito, aalamin nating ang mga sumusunod:
- Pag-manage ng worksheets
- Paggawa ng cross-cell reference
- Paggamit ng names
Exercise Files
Upang mapadali ang inyong pagsabay sa aralin, maaaring i-download ang exercise files:
Pag-Manage ng Worksheets
Ang workbook ay maaaring maglaman ng isa o higit pang worksheet. Pwede nating ayusin o i-manage ang ating mga worksheet gamit ang Sheet Tab sa gawing ibaba ng ating GUI.
Makikita sa sheet tab ang mga worksheet sa workbook. Naka-select ang ating active sheet.
Gamitin ang plus button upang mabilisang mag-add ng worksheet. I-click ang tab ng bagong sheet upang maging active sheet ito. Maaaring magdagdag ng iba pang worksheet. Kung lalagpas man sa screen ang dami ng sheet, pwedeng i-click ang arrow keys sa sheet tab upang mag-cycle sa mga worksheet.
I-click and drag ang tab ng sheet kung nais na i-reorder ito. May makikitang arrow icon kung saan maililipat o maisisingit sa bagong pagkakasunud-sunod ang sheet.
Upang i-manage ang mga worksheet ay i-right click ang sheet tab. I-select ang rename upang palitan ang panagalan ng worksheet. I-type lang ang bagong pangalan at pinduting ang Enter key.
I-select naman ang delete kung nais burahin ang buong worksheet. Kung may laman na datos ang worksheet, may lalabas na dialog box upang i-confirm ang iyong pagbura. Mag-iingat lamang dahil hindi maaaring i-undo ang pag-delete ng worksheet.
Ang Move or Copy ay pwede ring gamitin upang i-reorganize ang mga worksheet. I-select ang Create a copy checkbox upang gumawa ng kopya at piliin ang order kung saan malalagay ang bagong sheet. Kung may nakabukas na dalawang workbook window, ay maaaring maglipat o magkopya ng worksheet sa mga ito. Piliin lamang sa dropdown ang destination workbook.
Pwede ring lagyan ng Tab Color upang malagyan ng color code ang sheets.
Paggawa ng Cross-Sheet Reference
Sa nakaraang aralin ay gumamit na tayo ng mga cell reference sa ating mga formula at function. Kaso, ito ay mga reference mula sa parehong worksheet.
Sa Excel, maaaring gumawa at gumamit ng mga cross-sheet reference. Ito ay ang paghugot ng values mula sa cells na nasa ibang worksheet.
May pagkakataon kasi na nais nating limitahan ang laman ng kada worksheet upang hindi maging masyadong malaki o magulo ang mga ito. Kaya naman ay mainam na i-segment ang ating mga datos at i-grupo sa ilang mga worksheet. Madali pa rin nating magagamit ang mga values na ito gamit ang cross-sheet reference.
Sa ating halimbawa ay may dalawa tayong worksheet sa ating workbook. Ang Orders sheet ay may data tayo tungkol sa mga order ng customer. Ang discount sheet naman ay may data sa porsyento ng diskwento.
Ngayon sa ating kaso, magbibigay tayo ng discount sa ating Net Total. Gamitin natin ang value sa Discount sheet sa ating Order sheet. Sa Orders sheet, sa ilalim ng Net column, gumawa tayo ng formula na magco-compute ng value matapos ang discount.
Sa cell o formula bar, i-type ang formula.
=C2-(C2*
Habang nasa-edit mode, gamiting ang mouse at i-click ang Discount sheet tab, at i-select ang value sa cell B1.
Lagyan ng close parenthesis at pindutin ang Enter upang ma-complete ang formula.
=C2-(C2* Discount!B1)
Lalabas ang value ng discounted amount.
Ang syntax ng cross-sheet reference ay ang Sheet Name ! Cell Reference. Gamitin ito kung kailangang i-enter ang cross-sheet reference nang manu-mano.
Subukang gamitin ang AutoFill pababa sa cell D3. Mapapansing hindi na-apply ang discount. Kapag i-check ang na-AutoFill na formula, makikita kasing hindi na sa cell B1 ng Discount tab nakatutok ang reference. Ito ay dahil relative reference ang ating nagawa.
I-edit natin ang formula upang gumamit ng absolute reference sa cell B1 ng Discount sheet. Gamitin ang $sign.
=C2-(C2*Discount!$B$1)
Gamitin ito sa pag-AutoFill ng iba pang totals.
Paggamit ng Names
Ang isang paraan o technique upang mapadali ang paggamit ng absolute reference ay ang paggamit ng Names.
Pumunta tayo sa Discount sheet at i-select ang Cell B1. I-right click ito at piliin ang Define Name. Lagyan natin ng pangalan ito tulad ng “Discount.”
Bumalik tayo sa Orders sheet at i-update ang ating formula sa cell D2. I-edit ang D2 at sa halip na absolute cell reference ang gamit, palitan natin ito sa Discount. Mapapansin na may hint tayo sa formula na may defined name tayo na “Discount” sa ating document. I-complete ang formula.
I-apply ito sa iba pang cells na may Net value gamit ang AutoFill.
Ang kainaman ng paggamit ng named reference ay kahit na gumalaw ang ating address ng ating cells ay sa tamang value pa rin nakatutok ang ating name. Subukan nating galawin ang cells sa Discount sheet. I-right click ang B column name at i-select ang Insert. Maglalagay ng panibagong blank column sa tabi ng Column A. Mapapansin din na nasa cell address C1 na ang ating discount value.
I-check kung tama pa rin ang Net values sa Orders sheet. Walang pagbabago rito dahil nababasa pa rin ng formula ang tamang value sa ating named cell reference.
Pumunta sa Formula tab, at i-click ang Name Manager. Kung titingnan din natin ang Name Manager box, makikitang nag-adjust ng kusa ang cell address ng ating Discount reference.
Pwede ring mag-name ng range. Sa Orders table, i-select natin ang D2 hanggang D6. Sinasaklaw ng range na ito ang ating net sales values. Pangalanan natin ito. I-right click ang selection at piliin ang Define Name. Pangalanan nating itong NetSales na walang space.
May restrictions sa pwedeng gamiting names sa Excel. Kailangan itong magsimula sa letter o underscroe. Bawal itong magkaroon ng space o restricted character. At hindi maaaring mag-ulit ng existing name sa workbook.
Sa cell D7, kuhanin natin ang sum ng range na ito. Ilagay ang formula na
=SUM(NetSales)
Makikitang ibabalik nang tama ang total ng ating range.
Makikita rin sa Formula Bar ang listahan ng ating named references. I-select lamang ito para mabilisang ma-select o mapuntahan ang cell o range.
Upang i-edit or burahin ang names sa Workbook, pumunta lamang sa Formulas tab at piliin ang Name Manager. Sa box ay maa-access ang Edit at Delete buttons.
